Inisiasi 6 Komunikasi Bisnis

Inisiasi 6

Teknik Presentasi

       Presentasi kita lakukan pada dasarnya untuk mengkomunikasikan gagasan, pemikiran atau informasi kepada orang lain. Gagasan, pemikiran atau informasi itu bisa bersifat bisnis, sosial, keagamaan atau apa pun juga. Intinya, kita menyampaikan sesuatu pada orang lain dengan tujuan tertentu. Kenapa “sesuatu” itu kita sampaikan, karena dalam pandangan kita bisa membawa manfaat atau kebaikan bagi diri kita dan orang lain.

            Dalam kegiatan bisnis, presentasi merupakan salah satu bentuk komunikasi yang penting. Orang mempresentasikan produk, sistem kerja, gagasan baru dalam pemecahan masalah, penjualan produk, pemasaran barang dan jasa atau paparan temuan riset pasar merupakan kegiatan yang lazim dilakukan dalam komunikasi bisnis. Siapa pun yang terlibat dalam kegiatan bisnis atau organisasi bisnis pasti akan melakukan presentasi.

Murai (2006) menyatakan bahwa presentasi adalah “mengupayakan agar khalayak memahami apa yang ingin dinyatakan atau diusulkan penyaji melalui media seperti huruf, kalimat, angka, gambar, suara dan sebagainya. Sedangkan tujuan presentasi adalah tercapainya kepuasan dan kesepakatan dengan khalayak. Sedangkan Anjali (2007:36-39) menyebutkan ciri-ciri presentasi yang membedakannya dari jenis-jenis pembicaraan lain seperti pidato atau pemaparan publik (public expose) adalah sebagai berikut:

1. Biasanya dilakukan secara formal
2. Biasanya disusun secara matang dan terencana
3. Biasanya sudah ditentukan waktu, tempat dan materinya
4. Biasanya dibantu oleh alat-alat peraga ataun alat-alat bantu presentasi
5. Biasanya dipandu oleh seorang pemandu atau moderator
6. Biasanya menghendaki adanya pihak lain sebagai sasaran presentasi
7. Biasanya diikuti dengan sesi tanya jawab
8. Biasanya memiliki tujuan dan taget tertentu

Langkah-langkah Penyusunan Materi Presentasi

1. Merumuskan tujuan, Menetapkan tujuan dan Memilih gaya dan nada     

 2. Menganalisis khalayak

3. Memilih saluran dan media komunikasi

4. Mengorganisasikan pesan  

5. Komposisi pesan    

6. Mengedit dan menulis-ulang pesan

7. Menyusun dan mengoreksi pesan

Adapun sistematika umum dalam menyusun pesan untuk presentasi adalah sebagai berikut: 

1. Pendahuluan

Beberapa hal yang biasanya dikemukakan adalah:

-      perkenalan diri

-      pentingnya apa yang kita uraikan

-      manfaat yang bisa diperoleh khalayak

-      konsekuensi bila presentasi ini dilewatkan

2. Isi

Ini merupakan bagian terpenting dari presentasi. Karena inilah bagian tempat kita menyampaikan pokok bahasan  sehingga isi pembahasan tidak melantur. Kita tetap fokus pada apa yang hendak kita sampaikan.

3. Penutup

Bagian ini biasanya berisikan kesimpulan dan ucapan terima kasih. Di samping itu, pada bagian penutup ini selain menyimpulkan orang juga bisa membuat himbauan atau ajakan untuk bertindak.

Jenis Presentasi

Jenis Presentasi	Contoh
Briefing dan Pengumuman	Pengumuman prosedur asuransi kesehatan
Rapat Orientasi	Memandu orientasi karyawan baru
Program Pelatihan	Menjelaskan bagaimana mengoperasikan software baru komputer
Laporan Kemajuan	Menguraikan hasil survai penelitian pasar
Presentasi Sosial	Pidato di depan kelompok-kelompok sosial masyarakat
Presentasi dalam Konferensi dan Konvensi	Laporan kemajuan teknologi perusahaan
Wawancara Media	Menjelaskan posisi perusahaan
Perkenalan	Memperkenalkan pegawai baru
Presentasi Penjualan	Mempresentasikan produk
Proposal Proyek dan Kebijakan	Usulan kebijakan baru
Upacara	Pidato pada acara pelepasan karyawan

Sumber: Adler dan Elmhorst (1996)

Secara umum ada 3 tujuan presentasi ini, yakni untuk:

1. Memotivasi atau menghibur
2. Menginformasikan atau menganalisis
3. Mempersuasi atau kolaborasi.

 Anjali (2007:43) pun menunjukkan tujuan presentasi itu, paling tidak, mencakup:

1. menjual
2. menghibur
3. memotivasi dan mengarahkan
4. menginformasikan
5. menerangkan atau memaparkan
6. mengusulkan ide atau gagasan