Inisiasi 8 Audit SDM

INISIASI 8

Kompetensi Khusus

Setelah mengikuti TTM ini, mahasiswa diharapkan mampu menerapkan :

1. Metode survei dalam rangka audit budaya perusahaan
2. Penyusunan laporan audit SDM
3. Penyampaian rekomendasi hasil audit SDM

Metode Survei dalam Rangka Audit Budaya Perusahaan

● Budaya perusahaan mencerminkan nilai-nilai yang dianut bersama dan menjadi pedoman bagi pimpinan  maupun pegawai dalam berperilaku.

● Manifestasi budaya perusahaan dapat dilihat pada artefacts, misalnya pernyataan visi dan misi, penataan ruangan, teknologi, bahasa, upacara, sombol-simbol, kebijakan, sistem, sistem prosedur dan peraturan.

● Dalam mengaudit budaya perusahaan, Auditor dapat memeriksa dari artefacts yang ada diperusahaan dan melalui survei.

●  Menurut Zwell (2000), keberhasilan perusahaan  ditentukan oleh 3 faktor:

1. Kompetensi pimpinan

2. Kompetensi pegawai

3. Penerapan dan pemanfaatan budaya berbasis kompetensi secara maksimal

● Perusahaan perlu melakukan audit budaya perusahaan dalam rangka menilai keselarasan dan

    konsistensi penerapan nilai-nilai utama.

● Contoh kuesioner  survei budaya perusahaan (kuesioner model I dan II dapat dilihat pada 6.18 dan

   6.19).

Penyusunan Laporan Audit SDM

Penyusunan laporan audit SDM mencakup:

1. Tahap Pra Pelaporan

       a. Tahap diskusi

       b. Tahap klarifikasi

2. Tahap penyusunan laporan audit SDM

       a. Makna laporan audit

       b. Bentuk dan format harus sesuai

       c. Sistematika laporan audit harus cermat, lengkap dan urutan penyajian mengikuti pola tertentu

       d.  Penyusunan laporan audit harus ringkas dan padat.

Rekomendasi Hasil Audit SDM

●  Rekomendasi dapat berupa saran-saran yang disampaikan Auditor kepada pihak Auditee.

●  Rekomendasi ditindaklanjuti dengan program aksi/tindak lanjut yang merupakan rincian dari

     rekomendasi dan disusun bersama antara Auditee dan Auditor.

●  Memperhatikan penjelasan atas program aksi, maka agar efektif, Auditor harus memperhatikan:

1.  Auditor mengidentifkasi dan mencatat hal-hal yang merupakan ketidaksesuian

2. Auditee menyetujui ketidaksesuain yang disampaikan Auditor

3.  Auditee mengajukan proposal tindakan koreksi/perbaikan

4.  Auditeemenyetujui proposal

5.  Auditee menerapkan tindakan koreksi/perbaikan

6.  Auditee memberikan bukti-bukti pendukung kepada internal  Auditor

7.  Auditee menghubungi Auditor dan memberi tahu bilamana tindakan koreksi/perbaikan sudah tuntas terselesaikan

8.  Auditor melakukan review dokumen yang disampaikan Auditee

9.  Auditor mnegunjungi dan mengaudit penerapan dan efektivitas   tindakan koreksi/perbaikan.

10.   Auditor menyatakan tindakan koreksi/perbaikan telah selesai dan memastikan tidak akan terulang di masa yang akan datang.

Inisiasi 7 Audit SDM

Kompetensi Khusus

Setelah mengikuti TTM ini, mahasiswa diharapkan mampu menerapkan :

1. Audit efektivitas SDM
2. Audit kondisi lingkungan kerja
3. Audit efektivitas organisasi departemen/unit kerja SDM
4. Metode survei dalam rangka audit kepuasan kerja
5. Metode survei dalam rangka audit ketaatan internal
6. Metode survei dalam rangka audit ketaatan eksternal

Audit Efektivitas SDM

●   Efektivitas SDM dinilai dari aspek:

     1. Motivasi

     2. Pengembangan diri

     3. Terwujudnya keseimbangan antara kehidupankerja dan kehidupan pribadi 

●   Pada dasarnya efektivitas SDM terkait dengan seberapa jauh mereka termotivasi dalam bekerja?

     dan apakah motivasi kerja tersebut bersifat intrinsik atau bersifat ekstrinsik.  

● Auditor selain menilai tingkat absensi dan turnover diharapkan mampu menilai tingkat kinerja pegawai melalui penilaian prestasi, tingkat komitmen, dan tingkat kepuasan kerja

● Dalam melakukan audit efektivitas SDM, Auditor harus memperhatikan:

1. Komitmen dan motivasi bukanlah satu-satunya aspek yang mempengaruhi kinerja unit kerja
2. Kepuasan kerja tidak semata-mata ditentukan oleh pemenuhan kebutuhan diri, tetapi banyak dipengaruhi faktor kondisi lingkungan kerja.  

Audit Kondisi Lingkungan Kerja

Audit terhadap program keamanan, kesehatan dan keselamatan kerja (K3) dapat dilakukan dengan

mengkaji performance metrics yaitu indikator yang Menunjukkan kesenjangan antara kondisi ideal dengan kondisi yang berlaku yaitu:

1. Trailing indicators
2. Current indicators
3. Leading indicators

Dalam melaukan Audit K3, Auditor perlu memperhatikan:

Apakah manajer SDM sudah menjalankan perannnya sebagai penggerak utama dan telah berupaya

mempromosikan Sistem Manajemen Keselamatan dan Kesehatan Kerja (SMK3), telah berupaya menyadarkan dan meningkatkan kepedulian manajer lain akan tanggung jawab mereka atas penerapan K3 di unit kerjanya masing-masing.

Audit Efektivitas Organisasi Departemen/Unit Keja SDM

●  Menurut Daft (2007), pendekatan Contingency dapat digunakan untuk mengukur efektivitas organisasi dalam hal ini departemen/unit kerja SDM. Pendekatan Contingency beranggapan organisasi sebagai perwujudan proses transformasi dari input menjadi output  yang mencakup 3 pendekatan: 

     1. Goal approach

     2. Resource approach

     3. Internal process approach

Dalam melakukan audit efektivitas organisasi departemen/unit kerja SDM, Auditor perlu memperhatikan:

1. Untuk memperoleh pegawai yang berkompeten, unit SDM perlu memiliki sikap dan konsistensi dalam menerapkan sistem SDM
2. Membudayakan nilai-nilai perusahaan.

Metode Survei Dalam Rangka Audit Kepuasan Kerja

●  Menurut Jenifer dan Gareth (1999), aspek-aspek yang mempengaruhi kepuasan kerja pegawai antara lain:

    1.  Kesesuian aspek kepribadian pegawai dengan karakteristik pekerjaan (job fit)

     2. Kesesuaian nilai-nilai pegawai dengan karakteristik pekerjaan (motivational fit)

     3. kesesuaian nilai-nilai pegawai dengan lingkungan sosial diperusahaan (organizational fit).

●   Untuk mendapat informasi mengenai aspek apa saja yang berperan dan tingkat pengaruh aspek-aspek tersebut  terhadap kepuasan kerja dapat menggunakan kuesioner terstruktur (dapat dilihat BMP Audit SDM pada hal 6.4)

●   Dari hasil skoring terhadap ke-20 aspek dalam kuesioner kepuasan kerja, bila ternyata dalam penerapannya tidak memuaskan maka Auditor bisa menggali lebih lanjut apakah kondisinya benar sebagaimana hasil penilaian pegawai tersebut, bila benar maka perlu digali penyebab ketidakpuasan tersebut.

Metode Survei Dalam Rangka Audit Ketaatan Internal

●    Audit ketaatan internal merupakan pemeriksaan apakah praktek kebijakan, prosedur MSDM yang diterapkan perusahaan sudah sesuai dengan peraturan-peraturan, code of conduct, standard, yang berlaku terkait dengan pengelolaan SDM.

●    Cakupan audit ketaatan internal mencakup:

       1. kebijakan, sistem dan prosedur SDM

       2. kontrak kerja pegawai

       3. uraian dan persyaratan jabatan

       4. proses induksi     

5. Rencana suksesi

6. Penempatan pegawai

7. Pengunduran diri/pemberhentian pegawai.

●  Contoh kuesioner audit ketaatan internal dapat dilihat pada BMP Audit SDM hal 6.7.

●  Melalui audit ketaatan, manajemen bisa mendapatkan umpan balik sejauh mana penyimpangan praktek MSDM terhadap kebijakan dan peraturan internal perusahaan maupun terhadap peraturan dan perundang-undangan yang ditetapkan pemerintah terkait bidang MSDM dan lingkungan.

Metode Survei Dalam Rangka Audit Ketaatan Eksternal

Audit ketaatan eksternal mencakup:

1. Pemeriksaan praktek pengelolaan SDM diperusahaan  apakah sudah sesuai dengan peraturan dan

    perundang-undangan yang diberlakukan pemerintah.

2. Pemeriksaan praktek pengelolaan tanggung jawab sosial perusahaan apakah sudah sesuai dengan

    peraturan dan perundang-undangan yang diberlakukan pemerintah

●  Audit ketaatan eksternal merupakan pemeriksaan legal/ilegalnya praktek pengelolaan SDM yang

    dilakukan perusahaan.

●  Contoh kuesioner audit ketaatan eksternal dapat dilihat pada BMP Audit SDM hal 6.9

●  Seorang auditor perlu mencermati apakah  penyimpangan kesalahan yang terjadi merupakan

     suatu tindakan yang tidak disengaja atau sengaja dilakukan.

●  Dalam pelaksanaan audit ketaatan eksternal, Auditor

    perlu memperhatikan indikator:

    1. modal kerja yang tidak cukup

    2. perputaran yang cepat dalam posisi keuangan

    3. penggunaan procuremen pemasokan sendiri

4. biaya perjalanan yang berlebihan

5. kecenderungan yang menurun dalam angka dan rasio     finansial

6. benturan kepentingan yang dilaporkan

7. kesulitan penagihan

8. banyak akun Bank

9. Kekurangan yang tidak dapat dijelaskan dalam aktiva fisik.

Inisiasi 6 Audit SDM

Kompetensi Khusus

Setelah mengikuti TTM ini, mahasiswa diharapkan mampu menerapkan :

1. Audit biaya jabatan/pekerjaan
2. Audit biaya gaji dan upah
3. Audit biaya pelatihan
4. Audit biaya pengembangan organisasi

Biaya pengelolaan SDm sangat banyak, sama banyaknya dengan fungsi pengelolaan SDM itu sendiri. Salah satu komponenbiaya MSDM adalah biaya gaji dan upah pegawai yang merupakan biaya tetap perusahaan yang terbesar sehingga perusahaan perlu berhati-hati dan mempertimbangkan tidak saja dari sisi pegawai akan tetapi juga dari sisi kemampuan keuangan agar biaya-biaya pengelolaan dan investasi SDM yang dianggarkan, tidak merugikan perusahaan bahkan sebaliknya justru memberikan manfaat keuntungan yang berarti bagi perusahaan.

Audit biaya jabatan/pekerjaan

●  Jabatan/pekerjaan pada suatu perusahaan biasanya  dibedakan antara pimpinan dan pelaksana.

●   Audit biaya jabatan/pekerjaan mengacu pada jenis, jenjang dan fungsi jabatan/pekerjaan dan menjadi  fondasi dalam pemberian gaji dasar atau gaji pokok.

●   Auditor dalam memeriksa biaya sektor Jabatan/  pekerjaan harus memperhatikan:

 1.  Cost benefit analysis dan NPV

 2.  Tidak semua kebijakan dan program SDM harus didasari analisa NPV  

3.  Perusahaan yang melakukan program evaluasi jabatan tidak semua menggunakan metode

     pendekatan yang sama dan compensable factors yang diukur pun berbeda

4.  Perusahaan seringkali berbeda dalam menentukan kesetaraan golongan pangkat dan tingkat/jenjang  jabatan dalam penentuan golongan gaji

5.  Perusahaan dalam menentukan besaran gaji dasar/pokok yang berlaku tetap, juga berbeda

     tergantung kondisi dan kemampuan keuangan  perusahaan

Audit Biaya Gaji dan Upah

● Isu gaji merupakan isu kritis yang harus diperhatikan perusahaan.

Paradigma Lama	Paradigma Lama Baru
Imbalan berdasarkan pekerjaan	Imbalan berdasarkan kinerja individu
Imbalan berdasarkan lingkup tugas dan senioritas	Imbalan berdasarkan “nilai individu” kontribusi berarti yang diberikannya
Keadilan internal	Keadilan pasar
Mengacu pada range gaji yang berlaku	Fleksibel dalam arti tidak ketat mengacu pada aturan imbal jasa yang berlaku

Lanjutan Audit Biaya Gaji dan Upah

Pada sistem remunerasi/sistem penggajian baru, Auditor

perlu memeriksa:

1. Gaji dasar
2. Gaji variabel seperti insentif prestasi
3. Penghargaan masa kerja/tunjangan akhir masa bakti
4. Iuran jaminan sosial tenaga kerja (Jamsostek)
5. Tunjangan Hari Raya (THR) per tahun
6. Bonus per tahun (bila kemampuan keuangan perusahaan pada tahun berjalan mencukupi)
7. Tunjangan pengobatan

Audit Biaya Pelatihan

Informasi tentang biaya pelatihan dangat dibutuhkan untuk :

1. Memahami keseluruhan biaya pelatihan baik yang berupa biaya tetap maupun biaya variabel
2. Membandingkan dengan alternatif biaya pelatihan lainnya
3. Mengevaluasi proporsi biaya yang efektif untuk pengembangan administrasi dan evaluasi pelatihan
4. Mengontrol biaya pelatihan.

·      Biaya pelatihan dibedakan antara biaya langsung dan biaya tidak langsung.

Biaya langsung mencakup biaya infrastruktur, biaya konsultan, biaya perancangan program, biaya materi pelatihan, ruangan kelas, peralatan dan biaya perjalanan.

Biaya tidak langsung mencakup biaya yang tidak terkait langsung dengan perancangan, pengembangan dan pelaksanaan pelatihan. Seperti biaya alat kantor, fasilitas yang digunakan selama penyelenggaraan pelatihan. Termasuk imbal jasa bagi tenaga staf administrasi yang terlibat dalam pelaksanaan pelatihan.

●  Dalam melakukan audit biaya pelatihan, Auditor perlu memperhatikan:

     1.  Analisa cost benefit program pelatihan tergantung dari tujuan umum pelatihan

     2. Lokasi atau tempat penyelenggaraan pelatihan

   

Audit Biaya Pengembangan Organisasi

●  Pengembangan organisasi Departemen/unit kerja SDM dapat dipandang dari:

    1. Persfektif struktur

    2. Persfektif individu

●  Dalam menilai biaya pengembangan organisasi Departemen/unit kerja SDM , minimal mencakup

     komponen:

 1. Biaya penyempurnaan struktur organisasi Departemen/unit kerja SDM

 2. Biaya penyempurnaan kebijakan dan standarisasi sistem SDM

3. Biaya penyempurnaan SOP SDM

4. Biaya peningkatan teknologi dalam administrasi rutin SDM

5. Biaya peningkatan kompetensi pejabat, staf dan pelaksana SDM

Dari bers practiise penulis dibidang konsultasi SDM, maka untuk biaya kelima komponen pengembangan tersebut diatas, maka biaya-biaya yang tercakup didalamnya mencakup biaya tetap dan biaya tidak tetap.

Biaya tetap antara lain :

1. Biaya Proposal pengembangan
2. Biaya SDM yang terlibat

Biaya tidak tetap antara lain :

1. Biaya diagnose saat ini yang tergantung dari metodelogi yang digunakan
2. Biaya program implementasi
3. Biaya program change management